Statuts

Union des Praticiens de la Fiscalité
UPF en abrégé

ASBL reconnue comme union professionnelle

Chapitre I : Dénomination - Siège - But - Objet - Durée

Article 1. Dénomination
L’association est dénommée « UNION DES PRATICIENS DE LA FISCALITE », en abrégé UPF.

Article 2. Siège et adresses
§1. Le siège de l’UPF est établi en Région Wallonne.
§2. L’organe d’administration détermine l’adresse du siège et peut transférer celui-ci en tout endroit de la Région wallonne (excepté en Communauté germanophone) ou de la Région de Bruxelles-Capitale.
§3. L’adresse électronique de l’association est la suivante : info[arobase]upf.be
L’adresse de son site internet est la suivante : www.upf.be

Article 3. Durée
L’UPF est constituée pour une durée indéterminée.

Article 4. Objet

4.1. But
L’UPF a pour but désintéressé exclusif l’étude, la protection et le développement des intérêts professionnels de ses membres ainsi que leur formation.

4.2. Activités
L’UPF poursuit la réalisation de ses objectifs par tous moyens, et se donne notamment pour missions et activités (liste non exhaustive et non limitative), le cas échéant en collaboration avec d’autres personnes, entités ou organisations :

• le soutien à toute activité qui est de nature à contribuer au progrès des sciences fiscales et à promouvoir leur application parmi ses membres, notamment par la voie de la formation.
• la défense des exigences de qualité attendues de tout praticien de la fiscalité, notamment dans le cadre du processus législatif en lien avec la pratique des professionnels de la fiscalité ;
• l’incitation à la réglementation de la profession de conseil fiscal, notamment en défendant les exigences de spécialisation des praticiens de la fiscalité.

L’UPF peut par ailleurs accomplir tous les actes et opérations nécessaires, utiles ou pouvant se rapporter directement ou indirectement en tout ou en partie, à son but ou qui seraient de nature à en faciliter son développement en ce compris, dans les limites autorisées par la loi, des activités commerciales et/ou lucratives accessoires, dont le produit sera de tout temps affecté intégralement à la réalisation du but visé à l’article 4.1.

Elle pourra également conclure des partenariats ou collaborations avec toute personne physique ou morale présentant un but analogue ou connexe et participer à toutes associations ou autres personnes morales pouvant contribuer efficacement à la réalisation de son objet.

Chapitre II : Les membres

Article 5. Catégories de membres
L’UPF se compose de :

• 20. Membres effectifs, qui disposent de tous les droits accordés aux membres visés par le Code des sociétés et associations (ci-après le « CSA »), toute autre disposition légale applicable et les présents statuts, et ;
• 2. Membres adhérents, dénommés « membres honoraires », dont les droits et obligations sont exclusivement déterminés par les présents statuts.

5.1. Les membres effectifs

5.1.1. Nombre
L’UPF compte au moins 3 membres effectifs, ayant droit de vote à l’Assemblée générale.

5.1.2. Conditions et modalités d’admission
Sauf dérogation spécifique accordée par l’Assemblée générale, le statut de membre effectif requiert de :

• a) être une personne physique belge ou étrangère autorisée à s’établir dans le Royaume ;
• b) pratiquer la fiscalité dans un cadre professionnel et/ou être le représentant d’une personne morale/organisation ayant pour objet et/ou activité principale la pratique de la fiscalité dans un cadre professionnel ;
• c) solliciter son admission en complétant la demande d’admission disponible sur le site internet de l’UPF renseigné à l’article 2 ou par toute autre modalité décidée par l’Organe d’administration ;
• d) être agréé par l’Organe d’administration sur la base du formulaire d’admission ou d’autres modalités visées au point c), sans préjudice pour l’Organe d’administration de solliciter des informations complémentaires au candidat membre afin de prendre la décision d’agréation.

5.1.3. Devoirs
Les membres effectifs ont pour devoirs de :

• a) verser une cotisation annuelle dont le montant et les modalités de paiement sont fixés par l’Assemblée générale. Ce montant ne peut cependant excéder 500 euros ;
• b) assister aux Assemblées générales de l’UPF ;
• c) observer les statuts et règlements de l’UPF.

5.2. Les membres honoraires
Sont membres honoraires les personnes qui ont rendu d’insignes services à l’UPF et à qui l’Organe d’administration attribue ce titre, qui a été accepté.
Les membres honoraires ne sont pas tenus de verser une cotisation.
Ils disposent du droit d’assister aux assemblées générales, sans droit de vote.

Article 6. De l’exclusion d’un membre
§1. Peut être exclu de l’UPF, tout membre effectif ou adhérent qui :

• a) enfreint les règles de la confraternité ;
• b) n’observe pas les statuts et règlements de l’UPF ;
• c) porte atteinte par ses agissements à la dignité de la profession ou nuit au crédit de l’UPF.

§2. En tout état de cause, l’exclusion d’un membre est décidée par l’Assemblée générale. Elle ne peut être sollicitée que par un membre effectif, dont la demande doit être adressée au Président de l’Organe d’administration.

L’Assemblée générale est dûment convoquée dans un délai de 30 jours à dater de la notification de la demande d’exclusion, par l’Organe d’administration (ou un commissaire) avec notamment à l’ordre du jour la proposition d’exclusion de ce membre ainsi que les motifs principaux qui président à cette demande d’exclusion.

Le membre dont on propose l’exclusion est convoqué à l’Assemblée générale et il doit être entendu préalablement à toute décision prise par l’Assemblée générale. Toutefois, après avoir exposé ses moyens de défense, il se retire de l’assemblée et ne participe donc pas au débat qui s’ensuit et à la décision finale de l’assemblée.

La proposition d’exclusion ne peut être approuvée que si au moins deux tiers des membres effectifs sont présents ou représentés à l’Assemblée générale et moyennant une majorité des deux tiers des voix. Si l’Assemblée générale ne réunit pas au moins deux tiers des voix, une deuxième Assemblée générale peut être convoquée dans les conditions prévues par l’article 9 :21, alinéa 2, du CSA.

L’exclusion d’un membre est décidée à bulletin secret.

La décision est, sans autre motivation, notifiée par écrit au membre dont l’Assemblée générale a décidé l’exclusion.

Les membres de l’Assemblée générale qui ont participé à la décision ont un devoir de réserve quant au contenu du débat et ne peuvent, par leurs propos ou écrits, porter préjudice tant à l’ASBL qu’au membre ainsi exclu.

Article 7. Retrait – Démission d’un membre

7.1. Retrait
Chaque membre a le droit de se retirer à tout instant de l’UPF en adressant sa démission par email au Président de l’Organe d’administration.

7.2. Démission
Est réputé démissionnaire, le membre qui ne paie pas sa cotisation après deux rappels adressés par e-mail ou tout autre moyen de communication électronique équivalent par l’Organe d’administration et restés sans effet.

7.3. Conséquences de la démission ou l’exclusion d’un membre
§1. Un membre démissionnaire ou exclu ne peut prétendre aux avoirs de l’association et ne peut réclamer le remboursement des cotisations qu’il a versées.

§2. Les membres démissionnaires ou exclus de l’UPF perdent tous droits et avantages.

§3. Les héritiers d’un membre décédé n’ont aucun droit sur le fonds social et ne peuvent réclamer le remboursement des cotisations versées, ni provoquer l’apposition des scellés ou requérir inventaire.

Article 8. Registre des membres
L’UPF tient à son siège un registre des membres, sous la responsabilité de l’Organe d’administration.

Ce registre reprend les noms, prénoms et domicile des membres, ou lorsqu’il s’agit d’une personne morale, la dénomination sociale, la forme juridique et l’adresse du siège social.

Tous les membres peuvent consulter, au siège social de l’UPF, le registre des membres, sur simple demande écrite et motivée adressée au président de l’Organe d’administration.

Article 9. Responsabilité
Les membres ne sont pas responsables pour les engagements conclus par l’association.

Chapitre III : Assemblées générales et votes

Article 10. Compétences
L’Assemblée générale est composée de tous les membres effectifs.

L’Assemblée générale constitue le pouvoir souverain de l’Association et dispose de tous les pouvoirs qui lui sont expressément conférés par la loi et les présents statuts pour mettre en œuvre l’objet de l’UPF.

Sont notamment réservés à sa compétence :

• 1° la modification des statuts ;
• 2° la nomination et la révocation des administrateurs et la fixation de leur rémunération dans les cas où une rémunération leur est attribuée ;
• 3° la nomination et la révocation du ou des commissaire(s) et la fixation de sa rémunération ;
• 4° la décharge à octroyer aux administrateurs et au commissaire, ainsi que, le cas échéant, l’introduction d’une action de l’association contre les administrateurs et les commissaires ;
• 5° l’approbation des comptes annuels et du budget ;
• 6° la dissolution de l’association ;
• 7° l’exclusion d’un membre ;
• 8° la transformation de l’ASBL en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale et en société coopérative entreprise sociale agréée ;
• 9° effectuer ou accepter l’apport à titre gratuit d’une universalité ;
• 10° tous les autres cas où la loi ou les statuts l’exigent.

Tout ce qui concerne l’UPF et qui n’est pas réservé à l’Assemblée générale est de la compétence de l’Organe d’administration.

Article 11. Bureau
L’Assemblée générale est présidée par le Président de l’Organe d’Administration. En son absence, il est remplacé par le Vice-Président ; à défaut, par l’administrateur le plus âgé. Si aucune de ces personnes n’est présente à l’Assemblée générale ou que la personne désignée ci-avant n’est pas membre effectif de l’association, l’Assemblée générale désigne en début de séance son Président.

Le Président désigne deux scrutateurs.

Article 12. Vote
Le droit de vote à l’Assemblée générale est exercé par les membres effectifs.

Les membres constituant l’Assemblée générale, disposent chacun d’une voix délibérative.

Chaque membre effectif peut se faire représenter par un autre membre effectif, qui ne peut être porteur que de trois procurations écrites au maximum.

Article 13. Décisions
Sauf les cas expressément prévus par la loi et les présents statuts, les décisions de l’Assemblée générale :

• ne sont valablement prises que si la moitié des membres effectifs sont présents ou représentés.
• sont prises à la majorité absolue des voix des membres effectifs présents ou représentés. Les votes nuls et les abstentions ne sont pas pris en considération dans le calcul des majorités. En cas de partage, la voix du Président ou de la personne qui le remplace est prépondérante.

Si le quorum de présence prévu par le présent article n’est pas atteint, une deuxième réunion est convoquée dans les quinze jours calendrier avec un ordre du jour identique.

Si lors de cette deuxième réunion, le quorum n’est toujours pas atteint, l’Assemblée statue valablement quel que soit le nombre de membres effectifs présents.

L’Assemblée générale valablement constituée représente l’universalité des membres ; ses décisions sont contraignantes pour tous, même pour ceux qui se sont abstenus au vote ou qui ont voté contre ou qui sont absents.

Article 14. Réunion
L’Assemblée générale se réunit à l’initiative du Président de l’Organe d’administration chaque fois que les intérêts de l’UPF l’exigent.

L’Organe d’administration, ou le cas échéant, un commissaire est aussi tenu de réunir une Assemblée générale lorsqu’au moins un cinquième des membres en fait la demande, et ce, dans les 21 jours suivant la demande, indiquant l’objet qui doit être porté à l’ordre du jour.

L’Assemblée générale se tient au plus tard le quarantième jour suivant cette demande.

Article 15. Convocation
Le Président de l’Organe d’administration convoque les Assemblées générales au moins quinze jours à l’avance, par e-mail ou tout autre moyen de communication électronique équivalent adressé aux membres, administrateurs et commissaires. Les convocations sont faites par courrier ordinaire aux personnes pour lesquelles l’association ne dispose pas d’une adresse email, le même jour que l’envoi des convocations électroniques. La convocation est signée par le Président de l’Organe d’administration et contient l’heure, l’endroit de la réunion ainsi que l’ordre du jour.
La convocation doit contenir une description claire et précise des procédures en cas de participation à l’Assemblée générale à distance.

Une copie des documents qui doivent être transmis à l’Assemblée générale est envoyée sans délai et gratuitement aux membres, aux administrateurs et aux commissaires qui en font la demande.

Article 16. Assemblée générale par écrit
§1. Les membres peuvent, à l’unanimité et par écrit (en ce compris par email ou tout autre moyen de communication électronique équivalent), prendre toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l’assemblée générale, à l’exception de la modification des statuts. Dans ce cas, les formalités de convocation ne doivent pas être accomplies. Les membres de l’organe d’administration et, le cas échéant, le(s) commissaire(s), peuvent, à leur demande, prendre connaissance de ces décisions.

§2. L’Organe d’administration adresse aux membres une proposition de décision écrite qui doit indiquer si tous les points de l’ordre du jour doivent être approuvés dans leur ensemble pour parvenir à une décision écrite valable ou si une approbation écrite est sollicitée pour chaque point de l’ordre du jour séparément.

La proposition de décision écrite envoyée peut déterminer que l’approbation doit parvenir au siège de l’association avant une date bien définie pour pouvoir faire l’objet d’une décision écrite valable. Si la décision écrite approuvée à l’unanimité n’est pas parvenue, en un ou plusieurs exemplaires, en temps utile avant cette date, les approbations signées perdront toute force de droit.

§3. La date de l’assemblée générale écrite est réputée être la date à laquelle la décision signée par tous les membres est parvenue à l’Organe d’administration.

Si plusieurs exemplaires de décision ont été envoyés signés de manière séparée par des membres, les originaux signés par ces membres, une fois réunis, constitueront un seul et même instrument (ci-après la « décision écrite »). La date de l’assemblée générale écrite est réputée être la date de réception par l’Organe d’administration du dernier original.

La décision écrite doit être assortie d’une déclaration datée et signée par l’Organe d’administration indiquant que la décision signée par tous les membres est parvenue au siège de l’association à la date indiquée dans cette déclaration et qu’elle porte toutes les signatures requises.

Article 17. Assemblée générale à distance

17.1 Participation à distance
L’Organe d’administration peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance aux Assemblées générales grâce à un moyen de communication électronique fourni par l’UPF, suivant les modalités précisées dans la convocation et conformément aux prescrits du CSA.

17.2. Vote à distance préalable
§1. L’Organe d’administration peut prévoir la possibilité pour les membres de voter à distance avant l’assemblée générale sous forme électronique, au moyen d’un formulaire mis à disposition par l’association ou via son site internet.

Le vote via le formulaire complété adressé par email à l’Organe d’administration ou via le site internet doit parvenir au plus tard le troisième jour précédant la date de tenue de l’assemblée générale sous forme électronique et suivant les modalités complémentaires précisées dans la convocation.
Sans préjudice d’autres mentions exigées par la convocation, le formulaire de vote à distance doit reprendre au moins les mentions suivantes :

• 1° le nom ou la dénomination du membre et son domicile ou siège ;
• 2° l’ordre du jour de l’assemblée, en ce compris les propositions de décision ;
• 3° le délai dans lequel le formulaire de vote à distance doit parvenir à l’association ;
• 4° la signature du membre sous forme manuscrite ou par un procédé de signature électronique au sens du Code de droit économique.

Les formulaires dans lesquels ne seraient mentionnés ni le sens d’un vote ni l’abstention, sont nuls. En cas de modification, en assemblée, d’une proposition de décision sur laquelle un vote a été exprimé, le vote exprimé à distance n’est pas pris en considération.

Le formulaire de vote à distance adressé à l’UPF pour une assemblée vaut pour les assemblées successives avec le même ordre du jour.

§2. Pour le calcul des règles de quorum et de majorité, seuls sont prises en compte les votes à distance exprimés par des membres qui satisfont aux formalités d’admission à l’Assemblée générale.

§3. Le membre qui a exprimé son vote à distance, que ce soit par correspondance ou sous forme électronique, ne peut plus choisir un autre mode de participation à l’assemblée.

§4. La qualité et l’identité de tout membre exprimant son vote à distance pourront être contrôlées par l’Organe d’administration de la manière décrite dans la convocation.

§5. Lorsque les votes s’expriment sous forme électronique, une confirmation électronique de réception des votes est envoyée à la personne ayant voté.

§6. Après l’assemblée générale, le membre ou un tiers désigné par celui-ci peuvent obtenir, au moins sur demande, une confirmation que leur vote a valablement été enregistré et pris en compte par l’UPF, à moins que cette information ne soit déjà à leur disposition. La demande doit être effectuée dans les trois mois à compter de la date du vote.

Article 18. Assemblée générale ordinaire – Approbation des comptes - Rapport de gestion
§1. L’exercice financier de l’Association commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.

§2. L’Assemblée générale ordinaire, se tenant sur convocation par l’Organe d’administration dans les 6 mois de la clôture de l’exercice est consacrée à l’approbation des comptes annuels et du budget.

Lors de cette Assemblée, l’Organe d’administration expose la situation financière et l’exécution du budget.

Cette Assemblée désigne, parmi les membres effectifs, un ou plusieurs commissaires chargés de vérifier et certifier les comptes de l’exercice suivant. Ils feront rapport à l’Assemblée générale statuant sur ces mêmes comptes.

§3. L’Organe d’administration envoie aux membres, avec la convocation, les comptes et le budget qui seront soumis à leur approbation, accompagnés d’un rapport de gestion.

Ce rapport de gestion, outre le fait qu’il reprend les mentions décrites à l’article 3 :48, § 2, du CSA, démontre en quoi les activités déployées par l’UPF se réalisent dans le respect du but et de l’objet social de l’UPF ainsi que des valeurs que celle-ci défend.

Il fait également état de la situation sociale de l’ASBL, des évènements importants qui sont survenus et de leur incidence sur le fonctionnement de l’association.

§4. Après l’approbation des comptes annuels, l’Assemblée générale se prononce par un vote spécial sur la décharge des administrateurs et du/des commissaire(s). Cette décharge n’est valable que si les comptes annuels ne contiennent ni omission, ni indication fausse dissimulant la situation réelle de l’association et, quant aux actes faits en dehors des statuts ou en contravention de la loi, que s’ils ont été spécialement indiqués dans la convocation.

Article 19. Assemblée générale extraordinaire
§1. L’Assemblée générale extraordinaire est celle qui est amenée à se prononcer dans le respect de quorums de présence et de vote particulier.

Si le quorum de présence n’est pas réuni à la première réunion, il peut être convoqué une seconde réunion qui pourra délibérer valablement, quel que soit le nombre de membres effectifs présents ou représentés et adopter les modifications aux majorités prévues aux paragraphes 2 ou suivants.

La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze jours après la première réunion.

§2. L’Assemblée générale ne peut valablement délibérer sur les modifications aux statuts que si les modifications sont explicitement indiquées dans la convocation et si l’assemblée réunit au moins les deux tiers des membres effectifs, qu’ils soient présents ou représentés.

Aucune modification aux statuts ne peut être adoptée qu’à la majorité des deux tiers des membres effectifs présents ou représentés, sans toutefois qu’il ne soit tenu compte des absentions.

§3. Toutefois, la modification qui porte sur le ou les buts en vertu desquels l’association est constituée, ou sur son objet ne peut être adoptée qu’à la majorité des quatre cinquièmes des voix des membres effectifs présents ou représentés, sans toutefois qu’il ne soit tenu compte des abstentions.

§4. La révocation d’un administrateur (conformément à l’article 27) ou l’exclusion des membres (conformément à l’article 6) est décidée dans le respect des conditions de quorum et de majorité requises pour la modification des statuts.

§5. La décision de dissolution volontaire de l’association ne pourra être adoptée que moyennant le respect des conditions de quorum et de majorité prévues pour la modification de l’objet ou du but de l’association.

La décision de dissolution et de liquidation en un seul acte ne pourra être adoptée qu’à l’unanimité de tous les membres, présents ou représentés.

Article 20. Procès-verbaux
§1. Les procès-verbaux des réunions de l’Assemblée générale sont signés par le Président et le Secrétaire.

§2. Les originaux des procès-verbaux des réunions de l’Assemblée générale sont consignés dans un registre conservé au siège de l’UPF.

§3. Chaque membre a le droit de consulter à ses frais et sans déplacement les procès-verbaux précités et peut en obtenir copie.

Chapitre IV : Administration - Gestion journalière

Article 21. Composition
L’UPF est administrée par un Organe d’administration collégial composé au maximum de dix administrateurs, élus par l’Assemblée générale au vote secret parmi les membres effectifs.

Article 22. Nomination
Les administrateurs sont élus à la majorité absolue des voix par l’Assemblée générale pour un mandat de trois ans, sur base des candidatures présentées par l’Organe d’administration.

Les candidats au mandat d’administrateur se font connaître par e-mail adressé au Président de l’Organe d’administration, au plus tard un mois avant l’Assemblée générale ordinaire au cours de laquelle les administrateurs seront élus.

L’Organe d’administration peut, sans devoir motiver sa décision, refuser de présenter une candidature reçue.

Les administrateurs sortants sont rééligibles.

Article 23. Pouvoirs
§1. L’Organe d’administration gère les affaires de l’association et la représente dans tous les actes judiciaires et extrajudiciaires.

§2. Il a le pouvoir d’accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation de l’objet de l’association, à l’exception de ceux que la loi ou les présents statuts réservent à l’Assemblée générale.

§3. L’Organe d’administration peut déléguer des pouvoirs spéciaux et limités à un ou des administrateurs, au délégué à la gestion journalière et/ou à des membres de son personnel administratif. L’Organe d’administration peut autoriser la sous-délégation de ces pouvoirs.

Article 24. Répartition des tâches entre administrateurs
§1. Lors de la première réunion de l’Organe d’administration nouvellement constitué, Un Président, un Vice-Président, un Secrétaire et un Trésorier sont nommés au sein de l’Organe d’administration sans intervention de l’Assemblée générale.

Les administrateurs ne recouvrant pas l’un des postes précités portent le titre de «Directeurs».

§2. Le Président veille au respect des statuts et des règlements de l’UPF. Il préside les Assemblées générales et les réunions de l’Organe d’administration et en assure la police. Il prend toutes les dispositions destinées à exécuter les décisions de l’Assemblée générale et de l’Organe d’administration.

§3. Le Vice–Président assiste le Président dans sa tâche et il le remplace de plein droit pendant son absence. Si le Vice-Président est également empêché, la présidence est assurée par le Directeur le plus âgé présent.

§4. Le Secrétaire est chargé du travail administratif de l’UPF. Il dresse les procès-verbaux des séances.

§5. Le Trésorier est chargé de la gestion des biens de l’UPF. Il en dresse l’inventaire et le conserve. Il est responsable du numéraire en caisse et des valeurs qui lui auraient été confiées.

Il paye les dépenses approuvées par le Président ou par un Directeur à ce mandaté par l’Organe d’administration.

Il encaisse les cotisations et toutes sommes dues à l’UPF ou qu’elle s’est chargée de percevoir.

Il se charge du placement, du transfert et du retrait des fonds en exécution d’un mandat signé par le Président ou par son remplaçant, indiquant le montant qui doit être placé, transféré ou retiré.

Article 25. Représentation
L’UPF est valablement représentée vis-à-vis de tiers, dans les actes et en justice, y compris ceux pour lesquels le concours d’un officier ministériel ou d’un notaire serait requis :

• Soit par le Président, sans préjudice des règles prévues en son absence. Il signe conjointement avec le Secrétaire tous documents, décisions et procès-verbaux ;
• Soit, dans les limites de la gestion journalière et si celle-ci a été déléguée, par un administrateur délégué agissant seul, s’il n’y en a qu’un seul, ou par le ou les délégués à cette gestion, agissant ensemble ou séparément, s’ils sont plusieurs ;

Ces représentants n’ont pas à justifier vis-à-vis des tiers d’une décision préalable de l’Organe d’administration.

En outre, l’UPF est valablement engagée par des mandataires spéciaux dans les limites de leur mandat.

Article 26. Fin du mandat d’administration
Le mandat d’un membre de l’Organe d’administration prend fin par (i) le décès, la démission ou la déchéance légale du membre de l’Organe d’administration, (ii) la révocation par l’Assemblée générale ou (iii) l’expiration de son mandat.

Article 27. Révocation
L’Assemblée générale peut mettre un terme à tout moment, avec effet immédiat et sans motif au mandat de chaque membre de l’Organe d’administration. L’Assemblée générale peut, au moment de la révocation, fixer la date à laquelle le mandat prend fin.

Article 28. Démission
Tout membre de l’Organe d’administration peut démissionner par simple notification écrite à l’Organe d’administration. À la demande de l’UPF, par l’intermédiaire de son Organe d’administration, l’administrateur démissionnaire reste en fonction jusqu’à ce que l’UPF puisse raisonnablement pourvoir à son remplacement.

Article 29. Vacances
En cas de vacance d’un poste au sein de l’Organe d’administration, les administrateurs restants ont le droit de coopter un nouvel administrateur pour occuper le poste vacant jusqu’à l’Assemblée générale suivante.

La première Assemblée générale qui suit doit confirmer le mandat de l’administrateur coopté. En cas de confirmation, l’administrateur coopté termine le mandat de son prédécesseur, sauf si l’Assemblée générale en décide autrement.

A défaut de confirmation, le mandat de l’administrateur coopté prend fin à l’issue de l’Assemblée générale, sans porter préjudice à la régularité de la composition de l’organe d’administration jusqu’à ce moment.

Article 30.
D’autres dispositions concernant les candidatures, la sélection des candidats et l’élection à un poste au sein de l’Organe d’administration peuvent être précisées dans le règlement d’ordre intérieur de l’UPF visé à l’article 39.

Article 31. Membres honoraires de l’Organe d’administration
L’Organe d’administration, peut nommer des Présidents et Vice-Présidents honoraires.

Les Présidents et Vice-Présidents honoraires sont invités à assister aux réunions de l’Organe d’administration. Leurs avis ne sont que consultatifs.

Article 32. Réunion
L’Organe d’administration se réunit sur convocation du Président à son initiative, chaque fois que les intérêts de l’UPF le rendent nécessaire. Le Président est également tenu de réunir l’Organe d’administration lorsqu’au moins trois de ses membres le requièrent par écrit.

Sauf cas d’urgence, les convocations sont envoyées par courriel au moins cinq jours avant la date fixée pour la réunion.

Article 33. Délibérations
§1. L’Organe d’administration se réunit valablement lorsque la moitié au moins de ses membres sont présents ou représentés.

§2. Un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur à une réunion de l'Organe d'administration, étant entendu qu’un administrateur ne peut être porteur que de deux procurations.

§3. Les décisions de l’Organe d’administration sont prises à la majorité absolue des voix de ses membres présents ou représentés, les abstentions n’étant pas prises en compte.

En cas de parité des voix, un échange de vues a lieu au terme duquel un nouveau vote intervient. S’il y a encore parité, la voix du Président est prépondérante.

§4. Les décisions de l’Organe d’administration peuvent être prises par décision unanime de tous les administrateurs, exprimée par écrit (en ce compris par voie électronique), à l’exception des décisions pour lesquelles les statuts excluent cette possibilité.

§5. Un procès-verbal est rédigé après chaque réunion de l’Organe d’administration. Il est signé par le Président, le Secrétaire et les administrateurs qui le souhaitent. Les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs membres de l’Organe d’administration ayant le pouvoir de représentation conformément à l’article 25.

Les procès-verbaux et les décisions de l’Organe d’administration sont consignés dans un registre tenu au siège de l’UPF.

Article 34. Gestion journalière
L’Organe d’administration peut déléguer, sous sa surveillance, la gestion journalière de l’UPF, ainsi que la représentation de l’association en ce qui concerne cette gestion, à un organe composé d’une ou plusieurs personnes en précisant, dans cette seconde hypothèse, si ces personnes agissent individuellement, conjointement ou en collège.

Les personnes déléguées porteront le titre de délégué à la gestion journalière.

Article 35. Règlement des conflits d’intérêts
§1. Lorsque l’Organe d’administration est appelé à prendre une décision ou à se prononcer sur une opération, un administrateur qui se trouve, avec l’UPF, dans une situation de conflit d’intérêts, direct ou indirect, de nature patrimoniale qui est opposé à celui de l’association, doit, au plus tard avant le début de la délibération sur cette question, en informer les autres administrateurs avant que l’Organe d’administration décide ou se prononce. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion de l’Organe d’administration qui doit prendre cette décision. S’il néglige de signaler le conflit, tout autre administrateur qui serait au courant doit communiquer l’information à l’Organe avant l’examen de la question.

§2. L’administrateur ayant un conflit d’intérêt ne peut prendre part aux délibérations de l’Organe d’administration concernant ces décisions ou ces opérations, ni prendre part au vote sur ce point.

§3. Lorsque le conflit concerne la majorité des administrateurs présents ou représentés, la décision ou l’opération est soumise à l’assemblée générale. En cas d’approbation de la décision ou de l’opération par celle-ci, l’Organe d’administration peut les exécuter.

§4. Les règles énoncées ci-dessus ne sont pas applicables lorsque les décisions de l’Organe d’administration concernent des opérations habituellement conclues dans des conditions et sous les garanties normales du marché ou de l’UPF pour des opérations de même nature. Elles ne sont pas non plus applicables aux administrateurs qui sont parents ou alliés d’une personne qui est usager de l’activité de l’UPF ou qui sont à l’Organe d’administration au titre de représentants de ces usagers mais ceci vaut uniquement pour toute décision ou opération soumise à l’Organe d’administration qui concerne lesdits usagers.

Article 36. Responsabilités

§1. Conformément à l’article 2:56 du CSA, les administrateurs ainsi que les délégués à la gestion journalière sont responsables envers l’UPF des fautes commises dans leur gestion. Ils sont également responsables envers l’UPF et les tiers de leurs fautes extracontractuelles.

§2. La responsabilité des administrateurs et des délégués à la gestion journalière est néanmoins limitée au plafond fixé par l’article 2:57, § 1er, du CSA, cette limitation de responsabilité ne trouvant pas à s’appliquer dans les cas prévus par l’article 2:57, § 3 du CSA.

Afin de couvrir la responsabilité des administrateurs et des délégués à la gestion journalière, l’UPF souscrit une assurance RC-administrateurs.

§3. Les administrateurs sont solidairement responsables notamment des décisions et des manquements de l’Organe d’administration et de tout dommage résultant d’infractions aux dispositions du CSA ou aux statuts de l’UPF. Ils sont néanmoins déchargés de leur responsabilité solidaire quand ils n’ont pas contribué à la décision fautive à la condition qu’ils l’aient dénoncée à l’Organe d’administration conformément à l’article 2:56 du CSA.

Chapitre V : Ressources de l’UPF

Article 37.
Le patrimoine de l’UPF se compose de tous biens meubles ou immeubles acquis à titre onéreux ou à titre gratuit que l’UPF peut posséder selon la loi.

Ses ressources proviennent de ses activités, des revenus de son patrimoine, des cotisations annuelles, des subsides et des dons et legs faits à l’UPF, autorisés conformément à la loi.

Article 38.
L’Assemblée générale dispose du patrimoine et des ressources de l’UPF.
Les fonds non utilisés seront versés à un compte bancaire au nom de l’UPF. Il est toutefois interdit de prendre des parts ou des actions dans des sociétés commerciales.

Chapitre VI : Règlement d’ordre intérieur

Article 39.
§1. Un règlement d’ordre intérieur peut être établi par l’Organe d’administration et approuvé par l’Assemblée générale afin de préciser les présents Statuts et de faciliter la réglementation et la gestion de l’UPF.

§2. Ce règlement ne peut contredire l’ordre public et les dispositions légales impératives ou les statuts. Il ne peut contenir de dispositions relatives aux matières pour lesquelles la loi exige une disposition statutaire.

§3. Le règlement d’ordre intérieur peut être modifié par l’Assemblée générale selon les règles de la majorité ordinaire et sur proposition de l’Organe d’administration.

L’Organe d’administration insère cette modification dans le règlement d’ordre intérieur pour proposer aux membres un règlement d’ordre intérieur actualisé entrant en vigueur à la date de la décision de modification prise par l’Assemblée générale.

§4. Le règlement d’ordre intérieur et ses modifications sont communiqués à l’ensemble des membres effectifs et adhérents par courrier ou e-mail ou sont rendus disponibles sur le site web de l’UPF. Il est d’application pour tous les membres.

§5. En cas de contradiction entre le règlement d’ordre intérieur et les statuts, ces derniers prévalent.

§6. Le règlement d’ordre intérieur actuellement d’application dans l’association a été adopté le 20 mai 2003.

Chapitre VII : Dissolution - Liquidation

Article 40. Dissolution
Sauf dissolution judiciaire, seule l’Assemblée générale peut prononcer la dissolution de l’UPF conformément au Livre 2, Titre 8, Chapitre 2 du CSA.

Dans ce cas, l’Assemblée générale désigne, à la majorité simple, un ou plusieurs liquidateurs, détermine leurs pouvoirs et leur rémunération éventuelle.

Faute de nomination de liquidateurs, les administrateurs seront liquidateurs de plein droit avec tous les pouvoirs nécessaires ou utiles à l’exécution de leur mission.

Article 41. Répartition du solde de liquidation
Après payement des dettes, l’avoir de l’UPF est réparti comme il suit : le montant des dons et legs fait retour au disposant ou à ses héritiers et ayants cause, pour autant que le droit de reprise ait été stipulé dans l’acte constitutif de la libéralité et que l’action soit intentée dans l’année qui suit la publication de l’acte de dissolution.

Dans tous les cas de dissolution délibérée ou judiciaire, le solde de la liquidation est affecté à une œuvre désintéressée ayant des objectifs similaires à ceux poursuivis par l’UPF. Cette œuvre est désignée par l’Assemblée générale.

Chapitre VIII : Election de for – Droit applicable – Disposition diverses

Article 42.
Tout litige survenant entre les membres effectifs et/ou membres adhérents et l’UPF, en ce compris, mais non limitativement, tout litige relatif à la validité, l’interprétation, l’exécution ou la prétendue violation des présents Statuts et/ou du CSA, sera soumis à la compétence exclusive des cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire où se trouve établi le siège de l’UPF et sera régi par le droit belge.

Article 43.
Toute matière non prévue par les présents statuts sera réglée selon les dispositions du CSA, et pour ce qui concerne la tenue de la comptabilité, par le Code de droit économique, et leurs modifications subséquentes.

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• Objectifs et histoire
• Le conseil d’administration
• Le règlement d’ordre intérieur